시스템이 다운되었을 때 직장에서해야 할 일

중소기업 관리자는 시간이 돈이라는 것을 알고 있습니다. 회사에서 대부분의 비즈니스 요구 사항을 기술에 의존하는 경우 예기치 않은 시스템 오류가 문제가 될 수 있습니다. 그러나 사무실에서 일을 처리하는 시스템이 다운되었다고해서 회사의 생산성도 저하되는 것은 아닙니다. 소규모 비즈니스 관리자는 시간을 사용하여 피하던 작업을 처리하거나 직원이 약간의 다운 타임을 겪는 동안 필수 요구 사항을 완료하기 위해 마지막 순간 일정을 조정해야합니다.

조직

미국인들은 분실되거나 잘못 놓인 사무용품을 찾기 위해 매년 거의 전체 근무 시간을 낭비합니다. 우리 중 많은 사람들이 조직화를 미루고 있지만, Brother International Corporation의 2010 년 연구에 따르면 미국 기업이 해체로 인해 매년 890 억 달러 이상의 손실을 입는다는 사실은 놀랍습니다. 시스템이 다운되어 직원이 정규 사무 작업을 수행 할 수없는 경우 시간을 사용하여 사무실 공간을 정리하고 기록 관리 계획을 세우도록 지시하십시오. 기록 관리는 조직의 중요한 부분입니다. 불필요한 서류 작업을 제거하여 회사의 보관 및 보관 비용을 줄이고 직원이 정보를 더 빨리 찾을 수 있도록하며 비즈니스가 법적 기록 보관 의무를 충족하도록 보장합니다.

절차

시스템이 다운되는 동안 시간을 ​​사용하여 운영 및 인적 자원에 대한 절차 매뉴얼을 개발하고 업데이트하십시오. Journal of Small Business Management에 게재 된 Glenn McEvoy의 연구에 따르면 인적 자원 관행의 부족 또는 비효율은 중소기업 실패의 주요 원인입니다. 비즈니스에 이미 기존 정책 및 절차가있는 경우 시간을내어 설명서의 정확성을 검토하십시오. 직원이 실제로 따르고있는 프로세스가 정책에 설명 된 것과 동일한 지 확인하고 각 지침이 현재 법률을 준수하는지 확인하십시오. 아직 절차를 만들지 않았다면 조직의 강점, 약점, 기회 및 위협에 대한 SWOT 분석을 수행하여 시작하십시오. 비즈니스 사명과 전략을 검토하고달성하고자하는 단기 및 장기 중요 성과를 파악한 다음 분석에서 발견 한 문제를 해결하기위한 절차를 개발합니다.

훈련

해당주의 필수 교육 명령을 검토하십시오. 캘리포니아, 코네티컷, 일리노이, 메인 및 뉴햄프셔를 포함하되 이에 국한되지 않는 특정 주에서는 회사가 직원에게 특정 괴롭힘 방지 교육을 제공하도록 요구합니다. 회사는 어쨌든 어느 시점에서이 교육을 제공 할 의무가있을 수 있으므로 교육을 위해 시스템이 중단 된 비생산적인 날을 사용하고 교육이 원래 예정된 날에 정규 작업을 계속하는 것이 좋습니다. 다른 대안으로는 신규 및 경험이 부족한 직원에게 실무 교육을 제공하고, 직원이 아프거나 도움이 필요할 때 보장을받을 수 있도록 다양한 기능에 대해 서로 교차 교육하도록하는 것이 있습니다.

비상시 계획

예상치 못한 시스템 오류는 비상 계획을 테스트 할 수있는 완벽한 기회를 제공합니다. 시스템없이 발생하는 문제에 대한 실시간 경험을 사용하여 현재 연속성 계획 문서 내의 결함을 식별합니다. 아직 비즈니스 연속성 계획이없는 경우 지금이 시스템 오류에 대한 경험을 사용하여 계획을 개발하기에 이상적인시기입니다. 직원이 수동으로 고객 정보 목록을 유지해야하는지, 회사 업무를 수행 할 오프 사이트 위치를 찾거나 시스템 백업 문서를위한 스토리지 용량을 늘려야하는지 식별합니다.